Política de privacidade
A fim de proteger as informações pessoais confiadas à ShareWord Global (“SWG”) e à NewLife Bible (“NLB”), a SWG cumprirá com:
- A Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos (“PIPEDA”)
- O Código Canadense de Proteção ao Consumidor no Comércio Eletrônico (o “Código”)
- Qualquer outra legislação aplicável
Esses princípios serão promulgados de acordo com a “Política de Proteção de Informações Pessoais do SWG” (a “Política”).
- Responsabilidade
- Identificação de propósitos
- Consentimento
- Limitação da coleta
- Limitação de uso, divulgação e retenção
- Precisão
- Salvaguardas
- Transparência
- Acesso individual
- Conformidade desafiadora
- A SWG, seus diretores, executivos, funcionários e voluntários são obrigados a cumprir os princípios e a Política e terão acesso restrito a informações pessoais somente para realizar os serviços fornecidos pela SWG.
Outras pessoas ou organizações que agem em nome da SWG também são obrigadas a cumprir os princípios e a Política e terão acesso restrito a informações pessoais somente para realizar os serviços prestados para a SWG.
A SWG designou Andrew Beaulieu para ser o Responsável pela Proteção de Dados da SWG. Qualquer consulta, solicitação ou preocupação relacionada a questões de privacidade deve ser feita por escrito à SWG.
O Sr. Beaulieu pode ser contatado em:
Diretor de Proteção de Dados
Andrew Beaulieu
ShareWord Global
501 Imperial Road North Guelph, ON N1H 6T9
Uma cópia impressa da Política pode ser solicitada por correio no endereço acima ou por e-mail em
Política de proteção de informações pessoais
Responsabilidade
Andrew Beaulieu é o Diretor de Proteção de Dados (o “Diretor”) da ShareWord Global (“SWG”).
Todas as pessoas, sejam funcionários, voluntários ou membros da diretoria ou do comitê que coletarem, processarem ou usarem informações pessoais serão responsáveis por essas informações perante o Diretor.
A Política de Proteção de Informações Pessoais da ShareWord Global (a “Política”) deverá ser disponibilizada no website da SWG (www.sharewordglobal.com/ca), ou uma cópia impressa deverá ser fornecida mediante solicitação por escrito.
Todas as informações pessoais transferidas a terceiros para processamento estão sujeitas a esta Política. O Diretor deverá usar meios contratuais ou outros meios apropriados para proteger as informações pessoais em um nível comparável ao desta Política enquanto um terceiro estiver processando essas informações.
As informações pessoais a serem coletadas, retidas ou usadas pela SWG devem ser feitas somente após a aprovação do executivo. Essas informações devem ser protegidas de acordo com as instruções do Diretor.
Qualquer pessoa que acredite que a SWG utiliza informações pessoais coletadas, retidas ou usadas para fins diferentes daqueles explicitamente aprovados por essa pessoa pode entrar em contato com o Diretor para registrar uma reclamação ou fazer qualquer pergunta relacionada.
Ao receber uma reclamação de qualquer pessoa com relação à coleta, retenção ou uso de informações pessoais, o Diretor deverá investigar prontamente a reclamação e notificar a pessoa que reclamou sobre suas descobertas e ações corretivas tomadas, se houver.
Ao receber a resposta do Diretor, a pessoa que apresentou a reclamação poderá, se não estiver satisfeita, recorrer à Diretoria da SWG para analisar e determinar a disposição da reclamação em questão.
A determinação da Diretoria será final e o executivo deverá acatar e implementar quaisquer de suas recomendações.
O Diretor comunicará e explicará esta Política e dará treinamento a respeito dela a todos os funcionários e voluntários que possam estar em posição de coletar, reter ou usar informações pessoais.
O Diretor deverá preparar e disseminar informações para o público que expliquem as políticas e os procedimentos de proteção de informações pessoais do SWG.
Identificação de propósitos
O executivo deve determinar a finalidade para a qual as informações pessoais são coletadas para cumprir com os princípios de abertura e acesso individual descritos abaixo.
O Diretor deverá determinar as informações que serão necessárias para cumprir as finalidades para as quais as informações serão coletadas, a fim de cumprir o princípio de coleta limitada abaixo.
O Diretor deverá garantir que a finalidade seja especificada antes ou no momento da coleta das informações pessoais de um indivíduo.
O executivo deve garantir que as informações coletadas não sejam usadas para nenhum outro fim antes de obter a aprovação do indivíduo, a menos que o novo fim seja exigido por lei.
O executivo deverá garantir que uma pessoa que colete informações pessoais possa explicar ao indivíduo por que isso está sendo feito.
O executivo deve garantir que os princípios de coleta limitada, uso limitado, divulgação e retenção sejam respeitados na identificação do motivo pelo qual as informações pessoais serão coletadas.
Consentimento
O executivo deve garantir que o indivíduo do qual as informações pessoais são coletadas consinta com isso e com seu uso e divulgação.
O executivo deve garantir que o indivíduo possa entender razoavelmente por que e como as informações serão usadas quando o consentimento for dado.
O Responsável deve garantir que nenhuma condição seja associada ao fornecimento de benefícios, devido às atividades da SWG, exigindo que o indivíduo dê consentimento para a coleta, uso ou divulgação de informações além do necessário para cumprir os propósitos explicitamente especificados e legítimos.
O executivo deve garantir que o consentimento expresso seja obtido sempre que possível e apropriado. Em raras circunstâncias em que, na opinião do executivo (levando em conta a sensibilidade das informações e o objetivo e a intenção da política), o consentimento implícito possa ser aceitável.
Ao obter o consentimento, o executivo deve garantir que as expectativas razoáveis do indivíduo sejam respeitadas.
O executivo deve garantir que os casos de consentimento expresso obtidos de um indivíduo sejam claros e em uma forma adequadamente verificável.
O executivo deve garantir que o indivíduo possa retirar o consentimento a qualquer momento, sujeito a restrições legais ou contratuais e aviso prévio razoável. O indivíduo deverá ser prontamente informado sobre as implicações da retirada.
Limitação da coleta
O executivo deve garantir que as informações pessoais não sejam coletadas indiscriminadamente. Tanto a quantidade quanto o tipo de informações coletadas devem ser limitados ao que for necessário para cumprir as finalidades identificadas. O Diretor deve especificar o tipo de informação a ser coletada, de acordo com o princípio da abertura.
O responsável deve garantir que as informações sejam coletadas somente por meios justos e legais, sem enganar ou iludir os indivíduos quanto ao motivo.
O responsável deve garantir que os princípios de identificação de propósitos e consentimento sejam seguidos na identificação do motivo pelo qual as informações pessoais serão coletadas.
O executivo deverá garantir que, para “atividade comercial”, conforme definido na PIPEDA, e para “transação”, de acordo com o Código, as informações pessoais que devem ser coletadas serão usadas exclusivamente para fins de conclusão da transação e não serão retidas para nenhum outro fim posteriormente.
Limitação de uso, divulgação e retenção
O executivo deverá garantir que as informações pessoais não sejam usadas ou divulgadas para finalidades diferentes daquelas para as quais foram coletadas, exceto com o consentimento do indivíduo ou conforme exigido por lei, e qualquer uso de informações pessoais deverá ser devidamente documentado.
O executivo deverá garantir que todas as informações pessoais sejam destruídas, apagadas ou tornadas anônimas assim que a finalidade para a qual foram coletadas não for mais relevante, ou conforme permitido por lei.
A necessidade de continuar a reter informações pessoais deverá ser analisada periodicamente. Exceto quando a retenção for exigida por lei ou para fins de análise estatística, todas as informações pessoais deverão ser excluídas, apagadas ou tornadas anônimas no prazo máximo de sete anos após a conclusão da finalidade para a qual foram coletadas.
O Diretor deverá garantir que todas as decisões de uso, divulgação e retenção sejam tomadas à luz do princípio do consentimento, do princípio da identificação de propósitos e do princípio do acesso individual.
Precisão
O executivo deverá garantir, de forma razoável, que as informações pessoais sejam precisas, completas e atualizadas, levando em conta os interesses do indivíduo. O executivo deverá garantir que as informações sejam suficientemente precisas, completas e atualizadas para minimizar a possibilidade de que informações inadequadas possam ser usadas para tomar uma decisão sobre um indivíduo.
O Responsável deve garantir que o SWG não atualize rotineiramente as informações pessoais, a menos que isso seja necessário para cumprir as finalidades para as quais as informações foram coletadas.
O Diretor deve garantir que as informações pessoais usadas de forma contínua, incluindo as informações divulgadas a terceiros, sejam geralmente precisas e atualizadas, a menos que os limites para a exigência de precisão sejam claramente definidos.
Salvaguardas
O Diretor deve garantir que o SWG tenha salvaguardas de segurança para proteger as informações pessoais contra perda ou roubo, bem como contra acesso, divulgação, cópia, uso ou modificação não autorizados. Ele/ela deve fazer isso independentemente do formato no qual a SWG mantém as informações.
Dependendo da sensibilidade das informações, o Diretor pode permitir uma discrição razoável com relação às informações coletadas: a quantidade, a distribuição, o formato e o método de armazenamento. Um nível mais alto de proteção deve proteger informações mais sensíveis de acordo com as considerações do princípio de consentimento.
O Diretor deve garantir que os métodos de proteção incluam:
medidas físicas, por exemplo, armários de arquivo trancados e acesso restrito a escritórios, cofres;
medidas organizacionais, por exemplo, autorização de segurança e limitação de acesso com base na “necessidade de conhecimento”; e
medidas tecnológicas, incluindo exemplos do uso de senhas e criptografia, e práticas melhores e seguras são seguidas no manuseio de dados)
O Diretor deverá garantir que todos os funcionários e voluntários saibam da importância de manter a confidencialidade das informações pessoais.
O Diretor deverá garantir que sejam tomados cuidados quando as informações pessoais forem descartadas ou destruídas para evitar que partes não autorizadas tenham acesso a elas.
Transparência
O Diretor deve garantir que o SWG seja aberto sobre suas políticas e práticas com relação ao gerenciamento de informações pessoais. As políticas e informações sobre as práticas relacionadas devem estar disponíveis sem esforço excessivo em um formato geralmente compreensível.
O Responsável deve garantir que as informações disponíveis incluam:
o nome ou título e endereço do funcionário responsável pelas políticas e práticas da SWG e para quem as reclamações ou dúvidas podem ser encaminhadas;
os meios de obter acesso às informações pessoais mantidas pela SWG;
uma descrição do tipo de informações pessoais mantidas pela SWG, incluindo um relato geral de seu uso;
uma cópia de quaisquer folhetos ou outras informações que expliquem as políticas, padrões ou códigos da SWG; e
quais informações pessoais são disponibilizadas para organizações relacionadas (por exemplo, organizações que são afiliadas).
O Responsável deve garantir que as informações que devem ser fornecidas de acordo com o ponto acima estejam disponíveis nos locais onde a SWG opera, on-line ou pelo correio.
Acesso individual
O Responsável deve garantir que, mediante solicitação por escrito ou por e-mail, a SWG deve informar a um indivíduo se a SWG possui informações pessoais sobre ele. Se possível, a fonte da informação também deve ser fornecida. A SWG deve permitir que o indivíduo tenha acesso a essas informações. A SWG pode, no entanto, optar por disponibilizar informações médicas sensíveis sobre os seus funcionários ou voluntários através de um médico. A SWG também deve prestar contas sobre o uso que foi feito ou está sendo feito dessas informações e informar sobre os terceiros a quem elas foram divulgadas. (Observação: se o Diretor acreditar, por motivos válidos, que o acesso a informações pessoais deve ser negado, ele deverá consultar um advogado antes de tomar tal decisão).
O Diretor poderá solicitar que uma pessoa que esteja solicitando suas informações pessoais forneça informações suficientes para permitir que a SWG forneça um relato sobre a existência, o uso e a divulgação de informações pessoais. As informações devem ser usadas somente para a finalidade para a qual foram obtidas.
Se a SWG tiver fornecido informações pessoais sobre um indivíduo a terceiros, o Responsável deverá garantir que seja feita uma tentativa de ser o mais específico possível. Quando for impossível fornecer uma lista de organizações às quais a SWG tenha de fato divulgado informações sobre um indivíduo, a SWG deverá fornecer uma lista de organizações às quais poderia ter divulgado informações sobre o indivíduo.
O Diretor deve garantir que o SWG responda à solicitação de um indivíduo em um prazo razoável e com custo mínimo ou nenhum custo para o indivíduo. As informações solicitadas devem ser disponibilizadas em uma forma geralmente compreensível. Por exemplo, a SWG deve explicar as abreviações ou códigos que usa para registrar informações.
O Responsável deve garantir que, quando um indivíduo demonstrar com sucesso a inexatidão ou incompletude das informações pessoais, a SWG deve alterar as informações conforme necessário. Dependendo das informações contestadas, a alteração envolve a correção, a exclusão ou a adição de informações. Quando apropriado, as informações alteradas devem ser transmitidas a terceiros que tenham acesso às informações em questão.
O Responsável deverá garantir que, quando uma contestação não for resolvida de forma satisfatória para o indivíduo, o SWG deverá registrar a substância da contestação não resolvida. Quando apropriado, a existência da contestação não resolvida deve ser transmitida a terceiros que tenham acesso às informações em questão.
Contestação da conformidade
O Diretor está autorizado a tratar de uma contestação relativa à conformidade com os princípios acima.
O Diretor deverá desenvolver procedimentos para receber e responder a reclamações ou consultas sobre as políticas e práticas relativas ao manuseio de informações pessoais. Os procedimentos de conformidade devem ser de fácil acesso e simples de usar.
O diretor deve informar aos indivíduos que estejam perguntando sobre a apresentação de reclamações que existem procedimentos de reclamação relevantes.
O Diretor investigará todas as reclamações. Se uma reclamação for considerada justificada, o Diretor tomará as medidas apropriadas, incluindo, se necessário, a alteração desta Política e das políticas e práticas gerais relativas às informações pessoais confiadas à SWG.
Formulário de solicitação de exclusão de dados
~Última atualização em março de 2023
